Декомпозиція та рутинізація задач

Авторка Анастасія Свердлова

ПІДХІД ДЕКОМПОЗИЦІЇ ЗАДАЧ

Декомпозиція – це розбивка завдань по кроках і фіксування в чек-листи / списки / календарі так, щоб було зрозуміло:

• що робити,
• коли робити,
• яким буде результат.

Якщо завдання «декомпозувати завдання», то це перетворюється на покроковий процес:

1. Написати неструктурований список справ:

• взяти кілька аркушів і ручку, кольорові маркери,
• відкрити на список тригерів для розвантаження мозку (див. далі)
• йти по порядку і виписувати всі думки на листок.

Пам’ятка:

• не думати про кількість завдань і красу,
• писати, поки в голові не залишиться забутих справ,
• використовувати дієслова (зателефонувати, написати, помити)

2. Проаналізувати список справ:

• виділити те, що терміново (є обмежений термін);
• виділити те, що важливо (те, від чого багато що залежить);
• викреслити нетермінове і неважливе – це можна не робити;
• виділити те, що можна попросити зробити за мене (підписати кого просити);
• для великих проектів і незрозумілих завдань написати першу дію і також виділити на важливе або термінове (наприклад, замість «написати статтю» поміняти на «обрати тему»)

Фокус на те, щоб прибрати зайве і пріоритизувати важливе-термінове.

3. Розподілити завдання по групах (виділяю різними кольорами):

• де потрібно робити завдання (дім, покупки, робота)
• з ким пов’язане завдання (батьки, друзі, колеги)
• що потрібно робити (зателефонувати, написати, прибрати)
• чи є обмеження за часом (ранок, день, вечір, п’ятниця)

Мета – зрозуміти, які завдання можна робити разом. Деякі завдання можуть опинитися в кількох групах, що нормально.

4. Запланувати, коли робити які завдання:

• виберіть, які завдання будете робити разом
• внесіть до календаря або «чистого» списку справ групи завдань у порядку пріоритетів (але пропишіть їх детально).

Плануйте зробити групу завдань разом. Так мозок сприйматиме важкі завдання як єдине. Наприклад, «зробити 5 дзвінків» не так страшно, як 5 окремих завдань на зателефонувати.

5. Робити:)

ЧОМУ ЦЕ ПРАЦЮЄ ДЛЯ МЕНЕ

1. Виписувати всі завдання з голови допомагає розвантажити пам’ять.

Цього вже достатньо, щоб виписувати завдання, а не крутити в голові. Те, що я щось написала, не означає, що я буду це робити.

2. Список у 100+ завдань неможливо зробити відразу.

Я отримую енергію від факту «зробленості» завдань, а купа незробленого її забирає. Відповідно, зі списку потрібно викреслювати все те, що можна не робити.

Тому мені потрібен окремий список для тих завдань, які я беру в роботу на тиждень або на день (використовую щотижневик то окремі аркуші для планування дня). Мої опорні критерії для складання оного:

• розуміння, що потрібно зробити для кожного завдання;
• упевненість;
• відчуття, що не потрібно перенапружуватися, щоб завдання встигнути зробити.

3. У застосунки / календарі / планери має потрапляти реалістична кількість завдань.

Для старту я брала критерій «1 завдання на день».

Якщо я бачила, що я протягом часу робила по одному завданню і у мене була енергія «попрацювати»:

• робила наступне завдання «авансом», щоб звільнити інший день;
• дивилася у «великий» список завдань і вибирала, що хочеться зробити;
• робила завдання, які пов’язані з тим, чим займаюся цього дня (це дає змогу частіше змінювати сфери діяльності);
• коли я розуміла, що тягну і не вигораю, додавала ще по завданню в робочі списки.

4. Варто відстежувати завдання, які перетікають зі списку в список, але не робляться.

Зазвичай це основне джерело тривожності. Такі завдання або занадто «незрозумілі», або «противні», або «нав’язані».

Що роблю із завданнями, які перетікають:

• викреслюю або делегую

Запитую себе, а чи потрібно це робити в принципі? Чи потрібно це мені, а не комусь? Як я можу це не робити?

• якщо ніяк не викреслити, то придумати, як переписати завдання в списку так, щоб стартанути

Зазвичай завдання, що перетікають, здаються «великими» або «незрозумілими» чи «гидкими». Тому їх потрібно:

• зробити «маленькими» через переформулювання

Замінити «записатися до лікаря» на «Написати Н. і попросити контакт лікаря», зробити і додати нове завдання «Нагадати подрузі про контакт», отримати номер і додати завдання «Зателефонувати на номер … і записатися до лікаря»

• зробити «зрозумілими»

Замінити «зробити проект» на «вивчити вимоги до проекту»

▪️ зробити «непротивними»

Поміркувати, за яких умов завдання можна виконати. Наприклад, я намагаюся їх об’єднувати з чимось приємним – робити в особливому місці, з баді-даблінгом, або за «нагороду» за виконане, на кшталт купівлі чогось.

ПІДХІД РУТИНІЗАЦІЇ ЗАДАЧ

Рутинізація – це нейровідмінний аналог звичок. Замість того, щоб пам’ятати мільярд завдань і страждати між переходами між ними, я планую ланцюжки завдань.

Хороший ланцюжок допомагає перетікати від завдання до завдання, тому мозок їх сприймає як єдине завдання. Тому якщо я хочу щось робити регулярно, то я «прикріплюю» це щось до того, що вже роблю без проблем.

Наприклад, я хочу пити воду вранці, як прокинуся. Вечорами я годую кішку, а тому можу «прив’язати» нову дію до наявної рутини.

Так я програмую себе на вечірній маршрут:

• дати корм кішці (він на кухні);
• взяти чисту склянку;
• налити склянку води і віднести на тумбочку в спальню;
• переодягнутися в піжаму.

Проблема рутин у тому, що якщо перерватися на одному з кроків, то незавершений маршрут може ніколи не завершитися. Ще рутини можуть стати занадто довгими, а тому теж відкладатися.

Рутини можна і потрібно змінювати, коли вони приїдаються або не служать меті. Коли мені ставало складно мотивувати себе у виші, я починала ходити в кафе або бібліотеку і вчитися там. Купувала нову ручку, щоб хотілося писати. Для роботи починала ходити пішки від метро, а не їхати трамваєм. Пробувала нову музику.

Зрозуміла, що коли є, що робити, головне – стартувати. І продовжувати, якщо раптом перервалися.

СПИСОК ТРИГЕРІВ ДЛЯ РОЗВАНТАЖЕННЯ МОЗКУ